Obdarowywanie klientów i kontrahentów to powszechna praktyka biznesowa, która buduje relacje i wzmacnia wizerunek firmy. Za każdym upominkiem kryją się jednak przepisy podatkowe, które mogą znacząco wpłynąć na rzeczywisty koszt prezentu. Warto wiedzieć, jak prawidłowo rozliczać takie wydatki, by nie narazić się na niepotrzebne obciążenia podatkowe. Przyjrzyjmy się, jak traktować prezenty dla klientów w kontekście VAT i podatku dochodowego.
Prezenty dla klientów a odliczenie VAT – zasady ogólne
Podstawowym pytaniem, jakie zadają przedsiębiorcy, jest możliwość odliczenia podatku VAT od zakupionych upominków dla klientów. Odpowiedź zależy od kilku kluczowych czynników.
Zgodnie z ustawą o VAT, przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego przy zakupie towarów i usług, które wykorzystuje do wykonywania czynności opodatkowanych. W przypadku prezentów dla klientów decydujące znaczenie ma to, czy mamy do czynienia z prezentem o charakterze reklamowym, czy typowo okolicznościowym.
Prezent reklamowy to upominek oznaczony w sposób trwały i widoczny nazwą lub logo firmy, który służy promocji przedsiębiorstwa. Upominek okolicznościowy nie zawiera takich oznaczeń i jest wręczany z okazji świąt czy jubileuszy.
Przepisy przewidują różne zasady odliczania VAT w zależności od wartości prezentu i jego charakteru. Kluczowym kryterium jest wartość jednostkowa netto prezentu (bez VAT) oraz cel jego przekazania.
Limity wartości upominków a odliczenie VAT
Wartość prezentu ma decydujące znaczenie dla możliwości odliczenia VAT. Obowiązujące przepisy wprowadzają następujące progi kwotowe:
Prezenty o wartości do 20 zł netto (bez VAT) – w przypadku drobnych upominków reklamowych, których jednostkowa wartość nie przekracza 20 zł netto, przedsiębiorca ma prawo do pełnego odliczenia podatku VAT. Dotyczy to gadżetów reklamowych, takich jak długopisy, kubki czy breloki z logo firmy.
Prezenty o wartości powyżej 20 zł netto – przy droższych upominkach sytuacja wymaga głębszej analizy. Jeśli wartość prezentu przekracza 20 zł netto, ale nie przekracza 100 zł netto, a prezent ma charakter reklamowy (jest oznaczony logo firmy), VAT również można odliczyć.
Natomiast przy prezentach o wartości powyżej 100 zł netto, niezależnie od ich charakteru, co do zasady nie przysługuje prawo do odliczenia VAT. Wyjątkiem są sytuacje, gdy upominek jest ściśle związany z prowadzoną działalnością gospodarczą i służy jej celom.
Prezenty okolicznościowe a przepisy VAT
Upominki okolicznościowe, wręczane z okazji świąt, jubileuszy czy innych uroczystości, podlegają odrębnym zasadom. W przypadku takich prezentów:
- Jeśli wartość prezentu nie przekracza 20 zł netto – można odliczyć VAT, niezależnie od tego, czy prezent jest oznaczony logo firmy
- Jeśli wartość prezentu przekracza 20 zł netto – co do zasady nie ma możliwości odliczenia VAT, chyba że upominek ma charakter reklamowy i jest oznaczony logo firmy
Szczególnym przypadkiem są prezenty w postaci alkoholu. Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, nie można odliczyć podatku naliczonego przy zakupie napojów alkoholowych, nawet jeśli są one przeznaczone na prezenty dla klientów czy kontrahentów.
Przykład praktyczny
Firma zakupiła dla swoich kluczowych klientów:
- Długopisy z logo firmy o wartości 15 zł netto/szt. – VAT w pełni odliczalny
- Kalendarze firmowe o wartości 35 zł netto/szt. z logo firmy – VAT odliczalny
- Zestawy świąteczne o wartości 150 zł netto/szt. bez oznaczenia logo – VAT nieodliczalny
- Butelki markowego alkoholu o wartości 120 zł netto/szt. – VAT nieodliczalny
Prezenty dla klientów a podatek dochodowy
Oprócz kwestii VAT, przedsiębiorca musi również uwzględnić przepisy dotyczące podatku dochodowego. W tym kontekście kluczowe znaczenie ma rozróżnienie, czy prezent stanowi koszt uzyskania przychodu.
Upominki o charakterze reklamowym, oznaczone trwale logo firmy, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeśli ich przekazanie ma na celu promocję firmy i może przyczynić się do zwiększenia przychodów.
Natomiast w przypadku prezentów okolicznościowych, szczególnie tych o wyższej wartości, organy podatkowe często kwestionują możliwość zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów, uznając je za wydatki reprezentacyjne. Na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT takie wydatki nie stanowią kosztów podatkowych.
Istotną granicą jest kwota 200 zł – jeśli wartość prezentu przekracza tę kwotę, a obdarowanym jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, firma może być zobowiązana do wystawienia informacji PIT-8C.
Jak uniknąć pułapek podatkowych przy wręczaniu prezentów
Aby zminimalizować ryzyko podatkowe związane z wręczaniem upominków klientom i kontrahentom, warto stosować się do kilku praktycznych zasad:
- Dokumentuj wydatki – przechowuj faktury i prowadź ewidencję przekazanych upominków, uwzględniając ich wartość oraz dane obdarowanych
- Oznaczaj upominki logo firmy – preferencyjne zasady dotyczą głównie upominków o charakterze reklamowym
- Uwzględniaj limity kwotowe – planując zakup prezentów, bierz pod uwagę progi 20 zł, 100 zł i 200 zł
- Rozważ alternatywy dla alkoholu – ze względu na brak możliwości odliczenia VAT, warto rozważyć inne rodzaje upominków
- Konsultuj się z księgowym – przepisy podatkowe ulegają zmianom, dlatego warto na bieżąco konsultować planowane wydatki z działem księgowości
Prawidłowe rozliczanie podatkowe prezentów dla klientów wymaga znajomości przepisów i świadomego planowania wydatków. Dobrze przemyślana strategia wręczania upominków biznesowych pozwala nie tylko budować relacje z klientami, ale także optymalizować obciążenia podatkowe firmy. Pamiętaj, że kluczowe znaczenie ma charakter prezentu, jego wartość oraz odpowiednie udokumentowanie wydatku.