Wystawianie faktury bez VAT to częsta praktyka wśród przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT. Choć proces ten jest prostszy niż w przypadku faktur z VAT, wymaga znajomości określonych zasad i elementów, które muszą znaleźć się na dokumencie. W tym poradniku pokazuję krok po kroku, jak poprawnie wystawić fakturę bez VAT, aby spełniała wszystkie wymogi prawne i uchronić się przed potencjalnymi problemami podczas kontroli podatkowej.
Kto może wystawiać faktury bez VAT?
Zanim przystąpisz do wystawiania faktury bez VAT, upewnij się, że należysz do jednej z poniższych grup:
- Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT (sprzedaż poniżej 200 000 zł rocznie)
- Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia przedmiotowego (prowadzący działalność zwolnioną z VAT)
- Rolnicy ryczałtowi
- Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej (w określonych przypadkach)
Pamiętaj, że status podatnika zwolnionego z VAT należy weryfikować na bieżąco. Po przekroczeniu limitu 200 000 zł sprzedaży w roku podatkowym, tracisz prawo do zwolnienia z VAT i musisz zacząć wystawiać faktury z VAT od następnej transakcji.
Niezbędne elementy faktury bez VAT
Faktura bez VAT (zwana również fakturą zwolnioną z VAT) musi zawierać określone elementy, aby była uznana za prawidłowy dokument księgowy:
- Data wystawienia faktury
- Numer faktury (kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii)
- Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy
- NIP sprzedawcy i nabywcy (jeśli nabywca jest podatnikiem)
- Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów/wykonania usługi
- Nazwa (rodzaj) towaru lub usługi
- Ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
- Cenę jednostkową netto
- Wartość sprzedaży netto
- Kwotę należności ogółem
- Podstawę prawną zwolnienia z VAT
Jak prawidłowo określić podstawę zwolnienia z VAT?
Kluczowym elementem faktury bez VAT jest właściwe określenie podstawy prawnej zwolnienia. Najczęściej stosowane podstawy to:
- Zwolnienie podmiotowe: „Zwolnione z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 (lub ust. 9) ustawy o VAT”
- Zwolnienie przedmiotowe: „Zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. X pkt Y ustawy o VAT” (gdzie X i Y to konkretne punkty odnoszące się do twojej działalności)
Wskazanie podstawy prawnej zwolnienia jest obowiązkowe. Jej brak może skutkować uznaniem faktury za nieprawidłową przez organy podatkowe i potencjalnymi konsekwencjami podczas kontroli.
Krok po kroku: jak wystawić fakturę bez VAT
Proces wystawiania faktury bez VAT można podzielić na kilka prostych kroków:
Krok 1: Wybór narzędzia do wystawienia faktury
Możesz skorzystać z:
- Programu księgowego lub fakturowego (np. Fakturownia, wFirma, inFakt) – najbardziej zalecane rozwiązanie, które minimalizuje ryzyko błędów
- Arkusza kalkulacyjnego (Excel, LibreOffice Calc)
- Gotowego szablonu w formacie PDF lub Word
- Wydrukowanego bloczku faktur dostępnego w sklepach papierniczych
Krok 2: Uzupełnienie danych sprzedawcy i nabywcy
- Wpisz pełne dane swojej firmy (nazwa, adres, NIP)
- Wprowadź dane nabywcy (nazwa/imię i nazwisko, adres, NIP jeśli posiada)
- Dodaj numer faktury zgodny z przyjętą numeracją
- Wpisz datę wystawienia faktury oraz datę sprzedaży/wykonania usługi
Krok 3: Wprowadzenie pozycji sprzedaży
- Dla każdego towaru/usługi podaj precyzyjną nazwę, ilość i cenę jednostkową netto
- Oblicz wartość netto każdej pozycji (ilość × cena jednostkowa)
- W miejscu stawki VAT wpisz „zw.” (zwolnione)
- Nie wypełniaj kolumn dotyczących kwoty VAT – nie wpisuj nawet wartości 0 zł
- Wartość netto jest równocześnie wartością brutto
Krok 4: Dodanie podstawy prawnej zwolnienia
W widocznym miejscu na fakturze (najczęściej pod tabelą z pozycjami sprzedaży) umieść odpowiednią formułkę o zwolnieniu z VAT, np.:
„Sprzedawca zwolniony z podatku od towarów i usług na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2021 r. poz. 685, z późn. zm.)”
Krok 5: Finalizacja faktury
- Sprawdź poprawność wszystkich danych
- Dodaj informacje o płatności (termin, numer konta bankowego, forma płatności)
- Podpisz fakturę (podpis nie jest obowiązkowy, ale zwiększa wiarygodność dokumentu)
- Zapisz kopię faktury dla celów księgowych i przechowuj ją przez wymagany okres (obecnie 5 lat)
Praktyczny przykład faktury bez VAT
Oto przykładowe wypełnienie faktury bez VAT dla usługi projektowej:
- Sprzedawca: Studio Graficzne „ArtDesign” Jan Kowalski, ul. Kreatywna 15, 00-001 Warszawa, NIP: 1234567890
- Nabywca: Firma Handlowa „Sukces” Sp. z o.o., ul. Biznesowa 10, 00-002 Warszawa, NIP: 0987654321
- Numer faktury: 12/2023
- Data wystawienia: 15.10.2023
- Data sprzedaży: 12.10.2023
- Pozycja na fakturze: Projekt graficzny logo firmowego wraz z księgą znaku, ilość: 1, cena jednostkowa: 1500 zł, wartość netto: 1500 zł, stawka VAT: zw., wartość brutto: 1500 zł
- Forma płatności: Przelew
- Termin płatności: 29.10.2023
- Numer konta: 11 2222 3333 4444 5555 6666 7777
- Adnotacja o zwolnieniu: „Sprzedawca zwolniony z podatku od towarów i usług na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”
Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur bez VAT
Unikaj następujących błędów, które mogą podważyć prawidłowość twojej faktury:
- Brak podstawy prawnej zwolnienia z VAT – to najczęstszy i jednocześnie najbardziej krytyczny błąd
- Nieprawidłowe oznaczenie stawki VAT (np. wpisanie „0%” zamiast „zw.”)
- Wykazywanie kwoty VAT równej 0 zł (na fakturze bez VAT nie wykazujemy VAT wcale)
- Brak wymaganych elementów faktury (np. NIP nabywcy będącego podatnikiem)
- Nieprawidłowa numeracja faktur lub przerwy w numeracji
- Niewłaściwe określenie przedmiotu sprzedaży (zbyt ogólne lub nieprecyzyjne)
- Brak daty sprzedaży lub wpisanie jej jako identycznej z datą wystawienia, gdy faktycznie usługa została wykonana wcześniej
Jeśli nie jesteś pewien, czy prawidłowo wystawiasz fakturę bez VAT, skonsultuj się z księgowym. Błędnie wystawiona faktura może prowadzić do problemów podczas kontroli podatkowej i potencjalnych kar finansowych.
Prawidłowe wystawianie faktur bez VAT to ważna umiejętność dla przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia z tego podatku. Stosując się do powyższych wskazówek, możesz mieć pewność, że twoje faktury będą zgodne z przepisami i nie narażą cię na problemy z organami podatkowymi. Pamiętaj, że dokładność i skrupulatność w dokumentacji finansowej to podstawa bezpiecznego prowadzenia działalności gospodarczej.